Qualiopi : tout savoir sur le référentiel national qualité
Sommaire :
- Qualiopi : La naissance du référentiel national qualité
- Qualiopi : c’est quoi ?
- Qualiopi : comment se déroule l’audit initial ?
- Qualiopi : Après l’audit initial place à l’audit de surveillance
- L'audit de renouvellement Qualiopi pour repartir sur un cycle de 3 ans
- Qualiopi : L’audit blanc pour envisager chaque audit sereinement
Depuis le 1er janvier 2022, les prestataires de formation doivent être certifiés Qualiopi pour que leurs clients puissent bénéficier des fonds publics ou mutualisés.
Ils sont désormais dans l’obligation de rendre des comptes sur le niveau de qualité de leurs prestations de formation pour attester que l’argent public est utilisé à bon escient.
Les financements proviennent principalement de l’Etat et des régions. Ils sont versés par le biais des OPCO, Pôle emploi, l’Agefiph, les commissions paritaires interprofessionnelles régionales, la caisse des dépôts et consignations et autres fonds.
Qualiopi : la naissance du référentiel national qualité
Pour accueillir des stagiaires bénéficiant d’un financement, les organismes de formation avaient auparavant l’obligation d’être référencés Datadock. Cependant, cette procédure a rapidement montré ses limites.
En vertu de la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 visant à encourager la liberté de choix pour les carrières professionnelles, le référencement Datadock s’est montré insuffisant. Dans le même temps, de nombreux financeurs ont imposé davantage de critères pour apprécier la qualité des formations.
C’est pourquoi, le Référentiel National Qualité (RNQ) Qualiopi, a été approuvé puis publié.
Qualiopi : c’est quoi ?
Qualiopi est un référentiel de certification qui permet d’améliorer la compréhension des offres de formation pour les employeurs et les utilisateurs, mais aussi de garantir la qualité des formations professionnelles en assurant leur conformité aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques de la formation.
Être certifié Qualiopi n’est pas une obligation en soi, mais permet d’améliorer le fonctionnement d’un organisme et d’accueillir des stagiaires bénéficiant d’une prise en charge du coût de leur formation par les OPCO, Pôle Emploi, CPF, Régions, …
Qualiopi : les 8 avantages de la certification
-
Répondre aux exigences des clients
-
Communiquer sur son engagement qualité
-
Bénéficier des fonds publics et mutualisés
-
Améliorer ses offres de formation
-
Participer à des appels d’offres
-
Rejoindre un grand réseau de professionnels de la formation
-
Profiter d’une certaine légitimité sur un marché concurrentiel
-
Attester de la conformité aux exigences du référentiel national Qualiopi
Certification Qualiopi, un cycle de 3 ans
-
Le processus de certification Qualiopi repose sur des cycles de trois ans : un audit initial pour l’obtention de la certification, un audit de surveillance entre le 14ème et 22ème mois pour le maintien de la certification, et un audit de renouvellement avant l’échéance du certificat.
À l'issue de cette période, un nouveau cycle de certification commencera avec la signature d'un nouveau contrat et la délivrance d'un nouveau certificat.
-
La durée de chaque audit est définie réglementairement. Selon l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019, elle est calculée par le certificateur en fonction du chiffre d’affaires, du nombre de catégories d’action pour lesquelles est demandée la certification, et du nombre de sites.
Chaque audit a un objectif différent, il est important de bien le comprendre pour bien le préparer afin d’en garantir la réussite :
Qualiopi : comment obtenir la certification ?
1 - Maitriser le référentiel national qualité, suivre une formation sur le sujet au besoin
2 - Choisir l’organisme de certification accrédité Cofrac et contractualiser : consultez la liste des certificateurs
3 - Se mettre en conformité et préparer son audit, seul ou accompagné
4 - Il est fortement recommandé de prévoir un audit blanc permettant de recueillir des conseils pour sécuriser sa démarche ou a minima de passer un pré-audit (plus court et sans préconisations)
5 - Passer l’audit présentiel avec l’auditeur mandaté par l’organisme de certification
6 - Mettre en place des actions correctives après l’audit selon les écarts relevés (non-conformités majeures ou mineures)
7 - Recevoir le certificat selon la décision de l’organisme de certification
Vous souhaitez en savoir plus ? Dans notre livre blanc nous vous expliquons plus en détail la certification Qualiopi et comment l’obtenir sereinement
Qualiopi : comment se déroule l’audit initial ?
Les étapes qui rythment l’audit initial :
Après avoir pris connaissance de l’entreprise et de tous les membres en charge de la démarche qualité Qualiopi, l’auditeur missionné réalise un échantillonnage des dossiers de formation pour en sélectionner quelques-uns de façon aléatoire.
Il faut savoir que l’auditeur n’est pas en mesure de perdre de temps lors de l’analyse des divers indicateurs. Si les membres de l’organisme ne sont pas capables de répondre à ses interrogations, verbalement ou par le biais d’une pièce justificative, il peut indiquer une non-conformité. Il est donc impératif de bien préparer son audit initial Qualiopi et se munir de tous les éléments de preuve.
Tout au long de cet audit, en toute impartialité, l'auditeur évalue, par entretien et analyse d'éléments de preuve, la conformité aux indicateurs du référentiel national qualité Qualiopi applicables à l'organisme : point conforme, point fort, ou non-conformité, qui peut être mineure ou majeure.
À la fin de l'audit, l'auditeur présente le bilan des constats d'audit : indicateurs conformes et indicateurs non conformes. En cas de non-conformités, il communique les modalités et les délais de réponse.
Les non-conformités majeures et mineures
En cas de non-conformité(s) majeure(s), un délai de 3 mois est accordé pour mettre en place les actions correctives et transmettre les preuves au certificateur. La certification ne peut pas être délivrée tant qu'il y a une non-conformité majeure non levée.
En cas de non-conformité(s) mineure(s), il est nécessaire de présenter un plan d'action au certificateur dans le délai indiqué par celui-ci et mettre en œuvre les actions dans les 6 mois maximum. Une non-conformité mineure n'est pas bloquante pour l'obtention de la certification, la mise en œuvre des actions est vérifiée lors de l'audit suivant. Cependant, l'existence d'au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision est considérée comme une non-conformité majeure. Il est nécessaire d'en corriger au moins une, avec transmission au certificateur des preuves associées.
L'auditeur remet ensuite les conclusions de l'audit au certificateur, qui décide de délivrer ou non la certification. Si la décision est positive, le certificat Qualiopi est délivré.
Formation Qualiopi Up n’PRO entièrement personnalisée
Obtenir sa certification initiale Qualiopi avec la formation-action visio Tutorée d’Up n’PRO :
La formation Qualiopi Up n’PRO permet de comprendre en profondeur la démarche qualité, décrypter chaque indicateur du référentiel Qualiopi, former ses collaborateurs et surtout réussir l'audit initial du premier coup en réduisant le temps et l’énergie dépensés post audit !
La formation proposée étant entièrement personnalisable, contactez-nous pour exprimer vos besoins !
- Exemple de programme formation QUALIOPI BOOST INTRA ENTREPRISE
Qualiopi : Après l’audit initial place à l’audit de surveillance
L'audit de surveillance Qualiopi est une étape importante dans le cadre de la certification. Il a pour objectif de vérifier que l'organisme de formation, continue de se conformer aux exigences Qualiopi.
Quand doit-il être réalisé ?
Cet audit doit être effectué entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date de certification initiale. L’organisme de formation peut prendre l'initiative de demander la planification de l'audit.
Quelles sont les modalités de l’audit de surveillance Qualiopi ?
L'audit de surveillance se déroule selon les mêmes modalités que l'audit initial de certification.
L’arrêté du 31 mai 2023 précise les indicateurs devant être revus lors de l’audit de surveillance :
- Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial
- Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures
- Les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés l’indicateur 3
- L’affichage et la communication du certificat Qualiopi
L’audit de surveillance s’opère sur un temps plus court, ce qui implique une bonne préparation en amont des éléments de preuve par l’organisme.
Toutefois, depuis le 1er septembre 2023, la durée de l’audit de surveillance pour les organismes « nouveaux entrants » à l’audit initial est majorée de 0,5 jour.
A l’inverse de l’audit initial, l'audit de surveillance Qualiopi doit être effectué à distance, sauf dans les cas suivants :
- Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur
- Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent
- Pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités
- A la demande de l’organisme audité
Explorez le livre blanc « Qualiopi la suite » de notre partenaire Certif2OF pour en savoir plus sur l’audit de surveillance !
Formation Qualiopi : préparer efficacement son audit de surveillance
Up n’PRO propose 2 formations-actions adaptées aux besoins de chacun.
La première formation Qualiopi permet de découvrir les modalités de l’audit de surveillance, identifier les points critiques à sécuriser, apprendre s’auto-évaluer et établir un plan d’action de préparation.
La seconde formation Qualiopi est quant à elle plus approfondie. Si elle permet de préparer l’audit de surveillance, elle a été développée pour donner un vrai sens à sa démarche qualité et la faire vivre dans le temps.
L'audit de renouvellement Qualiopi pour repartir sur un cycle de 3 ans
L’audit de renouvellement doit être planifié avant la date d’échéance du certificat, et en tenant compte du délai nécessaire pour la levée des éventuelles non-conformités majeures à l’issue de l’audit.
- Il se déroule comme un audit initial.
- Le traitement des éventuelles non-conformités de l’audit de surveillance est vérifié.
Qualiopi : L’audit blanc pour envisager chaque audit sereinement
Après s’être formé à la certification Qualiopi, il convient de se préparer à l’audit de certification en conditions réelles. Cet accompagnement généralement dispensé par des cabinets de conseils peut aussi bien être proposé pour l’audit initial que pour l’audit de surveillance, ou pour l'audit de renouvellement.
Quelles différences entre un pré-audit et un audit blanc ?
Le pré-audit est une étape préliminaire facultative dans le processus de certification ou de labellisation qui permet à une entreprise de réaliser une évaluation de son niveau de conformité avec le référentiel Qualiopi. A l’issue du pré-audit, un rapport détaillé est délivré par l’organisme certificateur, mentionnant les éventuelles non-conformités. Cependant, il est important de noter que les conclusions du pré-audit ne préconisent pas de solutions pour résoudre les éventuelles non-conformités identifiées.
Contrairement au pré-audit proposé par un certificateur, l'audit blanc est une prestation dispensée par un consultant-auditeur qui va bien au-delà de la simple vérification de la conformité au référentiel national qualité Qualiopi. En effet, lors d’un audit blanc, des recommandations spécifiques pour corriger les non-conformités identifiées sont proposées, ainsi que pour mettre en place des actions correctives.
Concrètement, le consultant-auditeur examine attentivement tous les indicateurs pertinents pour l'organisme de formation afin d'évaluer le niveau de conformité, de mettre en évidence les points forts, les points faibles et les axes d'amélioration.
Si des écarts sont détectés, le consultant-auditeur apporte son expertise et ses conseils pour corriger les problèmes et trouver des solutions de mise en conformité. Pour gagner en confiance et s’assurer que tout sera prêt pour le jour J, l'audit blanc est réalisé dans les mêmes conditions que l’audit de certification.
Besoin d’un audit-blanc conseil ?
